Số hóa tài liệu lưu trữ người có công: Lợi nhiều bề

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ người có công được hình thành dạng giấy với nhiều chủng loại giấy khác nhau, lưu trữ bằng hình thức truyền thống như lâu nay, chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị “lão hóa” theo thời gian. Nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được. Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công như hiện nay rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm hồ sơ tài liệu, nếu không được tổ chức khoa học thì lãng phí một trong những nguồn lực quan trọng.

Do hồ sơ tài liệu người có công lưu trữ ngày càng nhiều, việc tìm kiếm thủ công sẽ ngày càng mất thời gian và khó khăn hơn. Vì vậy, ngoài việc lưu trữ hồ sơ giấy trong kho còn cần thêm một cách lưu trữ nữa - đó là lưu trữ dưới dạng file ảnh. Việc này nhằm tăng tính an toàn cho hồ sơ lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc sẽ tăng cường bảo vệ hồ sơ tài liệu người có công, tránh rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn. Tuy nhiên, với cách quản lý như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa hồ sơ tài liệu trên giấy và hồ sơ tài liệu trên file ảnh, khiến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, việc thường xuyên khai thác hồ sơ tài liệu gốc sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến hồ sơ tài liệu người có công cần bảo quản vĩnh viễn sẽ dễ nhàu nát không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Trước tình hình đó, đòi hỏi cần xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ người có công để quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ lưu trữ một cách hiệu quả.

Từ đó, có thể thấy việc số hóa tài liệu lưu trữ người có công là rất cần thiết để bảo vệ hồ sơ tài liệu gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của lý hóa trong quá trình sử dụng lâu dài, đồng thời tăng cường khả năng tiếp cận của đối tượng chính sách. Tiêu chí cơ bản để số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ người có công là loại bỏ hồ sơ đặc biệt quan trọng, tình trạng vật lý kém và có tần suất khai thác nhiều, nhằm tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu hồ sơ số hóa.

Với sự phổ biến của máy vi tính, mạng internet, dữ liệu hầu hết được lưu trữ trên máy tính để phục vụ tìm kiếm sao lưu hồ sơ. Nhu cầu thông tin cần được cung cấp đầy đủ và kịp thời để phục vụ nhu cầu thực tiễn ngày càng trở nên cấp bách và cần thiết. Như vậy, điểm mấu chốt để đáp ứng nhu cầu này là làm thế nào để xử lý khối lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ người có công ở dạng giấy thành dạng “phi hồ sơ tài liệu giấy” mà vẫn giữ được thông tin trên giấy tờ đó. Số hóa hồ sơ tài liệu người có công với cách mạng là một trong những giải pháp tối ưu được quan tâm lựa chọn.